Mengenal Record of Processing Activities (ROPA) untuk Bisnis

Apa Itu Record of Processing Activities?

Record of Processing Activities (ROPA) adalah dokumentasi yang memuat aktivitas pemrosesan data pribadi di perusahaan. Dengan catatan ini, bisnis dapat mengetahui jenis data yang diproses, tujuan pemrosesan, dasar hukum, hingga pihak penerima data. European Data Protection Board (EDPB) menekankan pentingnya ROPA dalam rangka transparansi pengelolaan data.

Mengapa ROPA Penting untuk Perusahaan?

• Memberikan transparansi kepada regulator dan pelanggan.

• Memudahkan proses audit internal serta eksternal.

• Mengurangi risiko sanksi karena pelanggaran UU Perlindungan Data Pribadi.

Sebagai contoh, Adaptist Consulting menyediakan solusi Adaptist Privee yang membantu bisnis menyusun dan mengelola ROPA secara otomatis.

Panduan Menyusun Catatan Pemrosesan Data Pribadi

• Identifikasi Data Pribadi yang Dikumpulkan – Jenis data pelanggan dan karyawan.

• Tujuan dan Dasar Hukum Pemrosesan – Alasan bisnis menyimpan data.

• Pihak Ketiga yang Terlibat – Vendor atau mitra yang menerima data.

• Masa Retensi Data – Berapa lama data disimpan dan kapan dihapus.

PwC juga menjelaskan bahwa ROPA adalah elemen inti dalam program kepatuhan global.

Studi Kasus Penerapan ROPA di Bisnis Lokal

Perusahaan fintech wajib memiliki ROPA untuk memastikan kepatuhan terhadap OJK. Sementara itu, e-commerce membutuhkan ROPA agar alur data pelanggan lebih transparan.

Untuk insight tambahan, baca juga artikel Mengapa Sistem GRC Penting untuk Mematuhi UU PDP yang membahas hubungan ROPA dengan GRC.

Kesimpulan: ROPA sebagai Pilar Kepatuhan Data

Record of Processing Activities (ROPA) bukan sekadar dokumen administratif, melainkan alat strategis untuk menjaga kepercayaan pelanggan, mendukung kepatuhan hukum, dan meningkatkan tata kelola perusahaan.

Dengan solusi seperti Adaptist Privee, bisnis bisa lebih mudah menyusun ROPA sekaligus memenuhi regulasi perlindungan data pribadi.