Terms of Reference (TOR): Pengertian, Isi, dan Cara Membuatnya

Dalam banyak organisasi, kegagalan proyek sering kali tidak disebabkan oleh kurangnya sumber daya atau kompetensi teknis. Sebaliknya, akar masalahnya justru terletak pada ketidakjelasan sejak tahap awal.

Misalnya, tujuan yang tidak dirumuskan dengan baik, peran yang tumpang tindih, ruang lingkup yang terus berubah, proyek yang melebar di luar rencana (scope creep), serta ekspektasi stakeholder yang tidak selaras.

Masalah-masalah tersebut sering kali berakar pada satu hal mendasar: tidaknya ada kesepahaman tertulis yang jelas mengenai apa yang harus dilakukan, oleh siapa, dengan batasan apa, dan untuk tujuan apa.

Dalam konteks inilah Terms of Reference (TOR) menjadi instrumen penting.

TOR bukan hanya dokumen administratif, melainkan alat governance yang berfungsi menciptakan kejelasan, mengurangi risiko, dan memastikan pengambilan keputusan dilakukan secara terstruktur.

Dengan begitu, organisasi dapat mengendalikan proyek sejak awal pelaksanaan suatu proyek, kerja sama, atau program.

Apa itu Terms of Reference?

Terms of Reference (TOR) adalah dokumen formal yang menjelaskan secara terstruktur tujuan, ruang lingkup, peran, tanggung jawab, batasan, hingga mekanisme kerja lainnya terkait suatu pekerjaan, proyek, atau penugasan.

Dari sudut pandang bisnis, TOR berfungsi sebagai acuan kerja resmi yang menjadi referensi bersama bagi seluruh pihak yang terlibat.

Secara esensial, TOR memiliki tiga fungsi utama:

• Acuan Kerja (Frame of Reference): TOR menjadi sumber kebenaran tunggal yang disepakati semua pihak mengenai apa yang harus dilakukan, batasan pekerjaan, dan hasil yang diharapkan. Tanpa TOR, pelaksanaan sering bergantung pada interpretasi personal.
• Dokumen Kesepahaman (Common Understanding Agreement): TOR memastikan seluruh pihak yang terlibat memiliki pemahaman yang sama mengenai ekspektasi dan batasan bahkan sebelum pekerjaan dimulai.
• Alat Pengendalian Proyek (Control Mechanism): TOR Memberikan dasar yang objektif untuk mengevaluasi kemajuan, mengelola perubahan ruang lingkup (scope change), dan menyelesaikan sengketa.

TOR digunakan dalam berbagai konteks organisasi, seperti pembentukan panitia khusus (misalnya, Komite Transformasi Digital), peluncuran proyek bisnis besar, proses pengadaan barang/jasa, atau saat mengikat kerja sama dengan vendor/konsultan eksternal.

Dengan kata lain, setiap aktivitas yang melibatkan lebih dari satu pihak dan memiliki tujuan tertentu seharusnya memiliki TOR yang jelas.

Tujuan dan Manfaat Terms of Reference

Penyusunan TOR yang komprehensif memiliki manfaat strategis yang langsung berdampak pada kesehatan dan keberhasilan sebuah inisiatif. Beberapa diantarnaya:

1. Menyelaraskan ekspektasi stakeholder

Setiap stakeholder memiliki kepentingan dan sudut pandang yang berbeda. Tanpa TOR, ekspektasi sering kali tidak pernah benar-benar diselaraskan secara eksplisit.

TOR memaksa organisasi mendiskusikan dan mendokumentasikan tujuan, prioritas, serta batasan sejak awal. Hasilnya, potensi konflik akibat perbedaan ekspektasi dapat ditekan secara signifikan.

2. Mengurangi risiko miskomunikasi dan konflik

TOR berfungsi sebagai referensi objektif ketika terjadi perbedaan pendapat. Alih-alih berdebat berdasarkan ingatan atau asumsi, pihak terkait dapat kembali merujuk pada dokumen TOR yang telah disepakati.

Dengan mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan wewenang dengan jelas, TOR meminimalisir tumpang tindih tugas, gap dalam tanggung jawab, dan perselisihan di kemudian hari.

3. Memperkuat akuntabilitas dan kejelasan peran

Dengan peran dan tanggung jawab yang tertulis, tidak ada lagi kebingungan tentang “siapa yang bertanggung jawab untuk apa”.

TOR juga menetapkan garis pelaporan dan otoritas pengambilan keputusan, yang akan mempercepat proses pelaporan atau pengambilan keputusan saat masalah muncul.

4. Mendukung pengendalian biaya, waktu, dan kualitas

TOR yang jelas adalah prasyarat untuk perencanaan yang baik. Dengan memahami deliverables dan milestone, manajemen dapat mengalokasikan sumber daya lebih efektif dan mengukur kinerja secara objektif.

5. Menciptakan dasar hukum dan Audit Trail

Dalam pengadaan atau kerja sama vendor, TOR menjadi lampiran penting dalam kontrak. Dokumen ini melindungi organisasi dengan mendefinisikan secara rinci apa yang dibeli dan bagaimana hasilnya akan diterima.

Isi dari Terms of Reference

Isi TOR tidak bersifat kaku dan dapat disesuaikan dengan konteks bisnis. Namun, TOR yang efektif umumnya mencakup beberapa komponen utama sebagai berikut:

1. Latar belakang dan tujuan

Bagian ini menjelaskan konteks bisnis dan alasan strategis mengapa proyek atau kegiatan dilakukan, serta tujuan bisnis yang ingin dicapai perlu jelas dan relevan dengan kebutuhan organisasi.

Latar belakang yang jelas membantu semua pihak memahami konteks strategis, bukan hanya tugas teknis. Terapkan prinsip SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) saat membuat tujuan.

2. Ruang lingkup pekerjaan (Scope of Work)

Ruang lingkup adalah bagian paling kritis dalam TOR.

Ruang lingkup harus menjelaskan secara spesifik dan eksplisit apa yang termasuk dan yang tidak termasuk dalam pekerjaan. Kejelasan scope sangat penting untuk mencegah scope creep yang dapat berdampak pada biaya dan timeline.

3. Peran dan tanggung jawab

TOR perlu menjelaskan siapa melakukan apa, siapa yang berwenang mengambil keputusan, dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil tertentu.

Penjelasan mengenai peran masing-masing pihak tidak terbatas pada tanggung jawab utama, hubungan pelaporan, dan batasan kewenangan semata.

4. Deliverables dan Kriteria Penerimaan (Acceptance Criteria)

TOR juga perlu membuat daftar konkret dari semua output yang akan diserahkan, baik berupa dokumen, laporan, produk, atau layanan.

Deliverables harus dirumuskan secara konkret dan dapat diukur, sehingga memudahkan evaluasi kinerja dan penerimaan hasil pekerjaan. Semakin kompleks proyek, semakin penting definisi deliverables yang terukur.

5. Timeline dan milestone

Timeline dan milestone penting untuk memberikan kerangka waktu yang realistis. Milestone membantu manajemen memantau progres dan melakukan intervensi lebih dini jika terjadi keterlambatan.

6. Sumber daya dan anggaran (Resources and budget)

Jika diperlukan, TOR dapat memberikan gambaran sumber daya yang dialokasikan (orang, teknologi) dan perkiraan anggaran, termasuk proses persetujuan pengeluaran.

7. Mekanisme pelaporan dan evaluasi

Komponen lain yang sering diabaikan tetapi sangat penting adalah mekanisme pelaporan dan evaluasi.

TOR sebaiknya menjelaskan bagaimana progres akan dilaporkan, kepada siapa, dan dengan frekuensi apa. TOR yang baik tidak harus panjang, tetapi cukup jelas untuk mengurangi ambiguitas.

Cara Membuat Terms of Reference

Menyusun TOR yang efektif membutuhkan pendekatan yang terstruktur dan berbasis risiko.

1. Menentukan tujuan bisnis secara eksplisit

Tujuan TOR harus diturunkan dari kebutuhan bisnis, bukan sekadar aktivitas teknis. Mulailah dengan bertanya, “Masalah atau nilai bisnis apa yang ingin kita capai?” Pastikan tujuan utama selaras dengan strategi organisasi.

2. Mengidentifikasi stakeholder kunci

Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi stakeholder utama.

Pahami siapa saja yang terlibat dan terdampak (baik eksternal ataupun internal). Memahami kepentingan dan ekspektasi stakeholder sejak awal membantu menyusun TOR yang realistis dan dapat diterima bersama.

3. Menetapkan scope yang realistis dan terukur

Setelah itu, organisasi perlu menetapkan ruang lingkup yang realistis dan terukur. Scope harus disesuaikan dengan sumber daya, anggaran, dan waktu yang tersedia.

Gunakan workshop untuk secara bersama-sama mendefinisikan scope dan exclusions. Tantang asumsi dan Hindari bahasa yang multitafsir atau terlalu fleksibel tanpa penjelasan lebih lanjut.

4. Menentukan indikator keberhasilan

Diskusikan dan dokumentasikan bagaimana keberhasilan akan diukur. Indikator ini menjadi dasar evaluasi kinerja dan memastikan bahwa keberhasilan proyek tidak diukur secara subjektif.

Mulailah dengan menajwab pertanyaan seperti “Apakah keberhasilan berdasarkan kepatuhan terhadap anggaran, kepuasan pengguna, atau peningkatan pendapatan?”

5. Melakukan review dan persetujuan formal

Tuangkan semua kesepakatan ke dalam draft TOR. Mintakan tinjauan dan persetujuan formal dari sponsor dan stakeholder utama sebelum pekerjaan dimulai. Hal ini akan memperkuat posisi TOR sebagai dokumen governance.

Contoh TOR Sederhana

Sebagai ilustrasi, berikut gambaran sederhana contoh TOR untuk implementasi sistem GRC:

Contoh TOR seperti ini membantu semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama dan mengurangi potensi konflik selama kerja sama berlangsung.

Kesimpulan

Dalam praktik tata kelola perusahaan yang efektif, Terms of Reference adalah instrumen penting yang digunakan untuk menciptakan kejelasan, kontrol, dan akuntabilitas proyek.

TOR berperan sebagai alat manajemen risiko yang membantu organisasi mencegah konflik, miskomunikasi, dan penyimpangan proyek.

Dengan TOR yang disusun secara matang, organisasi memiliki fondasi yang lebih kuat untuk menjalankan proyek, pengadaan, maupun kerja sama strategis.

Bagi manajemen, memprioritaskan penyusunan TOR yang matang sebelum menjalankan suatu inisiatif adalah investasi kecil dengan hasil yang besar. Anda dapat mengurangi konflik, meningkatkan kontrol, dan meningkatkan peluang keberhasilan.

Jangan memulai perjalanan tanpa peta. Buatlah TOR yang kuat, dan Anda telah mengambil langkah pertama yang paling kritis menuju kesuksesan.

FAQ: Terms of Reference (TOR)

1. Apa itu Terms of Reference (TOR)?

Terms of Reference (TOR) adalah dokumen yang menjelaskan tujuan, ruang lingkup, peran, dan tanggung jawab suatu proyek atau kegiatan agar semua pihak memiliki pemahaman yang sama sejak awal.

2. Mengapa TOR penting dalam proyek bisnis?

TOR penting karena membantu mencegah miskomunikasi, konflik peran, dan pelebaran scope. Dengan TOR, proyek berjalan lebih terarah, terkendali, dan akuntabel.

3. Kapan TOR perlu dibuat?

TOR sebaiknya dibuat sebelum proyek atau kerja sama dimulai, terutama untuk proyek lintas divisi, pengadaan, kerja sama vendor, atau inisiatif strategis dengan risiko bisnis yang signifikan.

4. Apa perbedaan TOR dengan kontrak kerja?

TOR fokus pada ruang lingkup, tujuan, dan cara kerja, sedangkan kontrak mengatur aspek hukum dan komersial. Dalam praktik, TOR sering menjadi dasar penyusunan kontrak.

5. Siapa yang bertanggung jawab menyusun TOR?

TOR biasanya disusun oleh pemilik proyek atau manajemen, dengan melibatkan stakeholder kunci agar isi TOR mencerminkan kebutuhan bisnis dan dapat disepakati bersama.

6. Apa risiko jika proyek berjalan tanpa TOR?

Tanpa TOR, proyek berisiko mengalami scope creep, konflik tanggung jawab, keterlambatan, pembengkakan biaya, dan hasil yang tidak sesuai ekspektasi manajemen.

7. Apakah TOR harus selalu detail dan panjang?

Tidak. TOR harus cukup jelas dan relevan dengan kompleksitas proyek. Untuk proyek sederhana, TOR bisa singkat; untuk proyek strategis, TOR perlu lebih rinci.

8. Apakah TOR boleh diubah setelah proyek berjalan?

Boleh, selama perubahan dilakukan melalui mekanisme yang disepakati bersama dan terdokumentasi dengan jelas agar tidak menimbulkan konflik baru.

9. Apa indikator TOR yang baik?

TOR yang baik memiliki tujuan jelas, scope terdefinisi, peran dan tanggung jawab tegas, serta dapat digunakan sebagai acuan ketika terjadi perbedaan pendapat.