Apa Itu Data Classification? Fungsi, Level, dan Cara Kerjanya dalam Perusahaan

Perusahaan saat ini mengelola data dalam volume besar mulai dari data pelanggan, transaksi, dokumen internal, hingga catatan operasional. Namun tidak semua data memiliki nilai dan risiko yang sama. Banyak organisasi menganggap semua data perlu dilindungi secara identik, padahal tidak demikian. Kondisi ini menyebabkan tingginya biaya keamanan, kebocoran data, dan ketidakefisienan operasional.

Untuk mengatasi hal ini, perusahaan membutuhkan data classification, sebuah pendekatan sistematis yang memetakan jenis data dan menentukan tingkat perlindungan yang sesuai.

Apa Itu Data Classification?

Data classification adalah proses mengidentifikasi, mengelompokkan, dan memberi label pada data berdasarkan tingkat sensitivitas, nilai bisnis, dan risiko yang terkait. Proses ini menentukan bagaimana data harus dilindungi, siapa yang boleh mengaksesnya, dan bagaimana data tersebut boleh disimpan atau dipindahkan.

Klasifikasi membantu perusahaan memahami apa yang mereka miliki, di mana data berada, dan perlindungan apa yang wajib diterapkan.

Mengapa Data Classification Penting?

1. Menyediakan Perlindungan yang Tepat untuk Data Sensitif

Data pelanggan, laporan keuangan, dan catatan identitas memiliki risiko tinggi jika bocor. Tanpa klasifikasi, banyak perusahaan memberikan perlindungan yang sama untuk semua data, menyebabkan kontrol keamanan berlebihan pada data yang tidak sensitif—atau kekurangan proteksi pada data penting. Data classification memastikan perlindungan tepat sasaran, mengurangi biaya, dan meminimalkan risiko insiden.

2. Mendukung Kepatuhan Regulasi (UU PDP, GDPR, ISO, SOC2)

Regulasi modern menuntut perusahaan memahami jenis data yang mereka kelola. Data classification menjadi dasar dari setiap kontrol keamanan, mulai dari encryption, pengaturan akses, consent management, hingga audit trail. Dengan klasifikasi yang benar, perusahaan memiliki bukti operasional bahwa proses kepatuhan dijalankan secara konsisten.

3. Mengurangi Risiko Kebocoran Data

Kebocoran data sering terjadi karena akses tidak terkontrol terhadap data sensitif yang tidak diberi label. Dengan klasifikasi yang tepat, perusahaan dapat mengatur siapa yang boleh mengakses data tertentu, bagaimana data dipindahkan, dan kapan data harus dihapus. Ini mencegah penyalahgunaan sekaligus meminimalkan kerusakan jika insiden terjadi.

4. Mengoptimalkan Pengelolaan Data

Tanpa klasifikasi, perusahaan menyimpan data dalam jumlah besar tanpa prioritas. Hal ini menambah biaya penyimpanan dan memperlambat proses audit data. Dengan klasifikasi, perusahaan bisa menentukan data mana yang harus disimpan, mana yang bisa diarsipkan, dan mana yang bisa dihapus. Hasilnya adalah manajemen data yang jauh lebih efisien.

Baca Juga : Mengapa Banyak Organisasi Gagal Mengelola GRC dengan Efektif

Jenis Level Klasifikasi Data

Umumnya perusahaan menggunakan 3–4 level berikut:

• Public: Data yang aman dibagikan ke publik dan tidak menimbulkan risiko bagi perusahaan.
• Internal: Data operasional internal yang tidak ditujukan untuk konsumsi publik, namun tidak bersifat sensitif.
• Confidential: Data sensitif yang dapat menimbulkan dampak negatif jika diungkapkan atau diakses pihak yang tidak berwenang.
• Restricted / Highly Sensitive: Data sangat sensitif yang memerlukan kontrol keamanan ketat karena risiko tinggi terhadap regulasi, keuangan, atau reputasi.

Setiap level menentukan perlindungan, akses, dan kebijakan penanganan data.

Cara Menerapkan Data Classification

1. Identifikasi seluruh sumber data.

2. Tetapkan kategori dan level klasifikasi.

3. Buat kebijakan akses berdasarkan level sensitivitas.

4. Terapkan pelabelan otomatis bila memungkinkan.

5. Lakukan audit dan pembaruan berkala.

Dengan pendekatan yang terstruktur, data classification menjadi fondasi bagi keamanan data modern dan kepatuhan perusahaan.
Dengan Adaptist Privee , perusahaan dapat mengelola kebijakan, risiko, dan kontrol data secara terintegrasi untuk mendukung penerapan standar kepatuhan.