Apa Itu User Access Review dan Mengapa Penting?

Akses ke sistem digital semakin kompleks seiring bertambahnya aplikasi, karyawan, dan alur kerja. Tanpa pengendalian yang jelas, risiko akses berlebihan sering terjadi, mulai dari izin yang tidak lagi relevan hingga potensi penyalahgunaan hak akses. Di sinilah user access review menjadi mekanisme penting untuk memastikan setiap akses yang diberikan tetap sesuai kebutuhan pengguna dan aman untuk bisnis.

Access review bukanlah sekedar proses audit biasa. Aktivitas ini merupakan elemen penting dalam Identity and Access Management (IAM) untuk memastikan bahwa setiap identitas hanya memperoleh akses yang tepat, sesuai dengan kebutuhan, dan pada waktu yang sesuai. Tanpa adanya sistem peninjauan akses yang teratur, organisasi berada dalam risiko kehilangan data, penyalahgunaan identitas, dan tidak dapat memenuhi persyaratan dan kepatuhan yang berlaku secara global.

Apa Itu User Access Review?

User Access review adalah proses evaluasi berkala terhadap hak akses pengguna untuk memastikan izin yang dimiliki benar-benar sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka.
Tujuannya adalah untuk mencegah akses berlebihan, meminimalkan risiko internal, serta memastikan perusahaan mematuhi standar keamanan dan regulasi.

User access review juga berfungsi sebagai basis bagi penerapan prinsip keamanan seperti Principle of Least Privilege (PoLP) dan Segregation of Duties (SoD), yang menjamin bahwa tidak ada individu yang memiliki kontrol yang berlebihan atas sistem yang kritis.

User Access review biasanya mencakup pengecekan:

• siapa yang memiliki akses ke aplikasi tertentu

• apakah akses tersebut masih relevan

• apakah akses menimbulkan risiko operasional

• apakah ada akun yang tidak aktif atau tidak lagi diperlukan

Proses ini merupakan bagian penting dari governance keamanan identitas.

Mengapa User Access Review Penting untuk Perusahaan?

User Access Review berfungsi sebagai sistem pengendalian untuk memastikan setiap individu mendapatkan akses yang sesuai dengan tugasnya saat ini. Proses ini menjadi bagian penting dalam strategi IAM yang menekankan pada keamanan yang berkelanjutan, bukan hanya pada saat masuk. 

Adaptist Prime mengintegrasikan peran IAM dan IGA (Identity Governance and Administration) untuk mengawasi, mengevaluasi, dan meninjau akses pengguna secara terpadu. Dengan strategi ini, organisasi dapat menjamin bahwa hanya individu yang tepat yang memiliki akses ke sistem dan informasi penting. Sebagai informasi tambahan untuk memperkuat infrastruktur manajemen identitas, pelajari juga 5 langkah membangun sistem IAM enterprise.

1. Mengurangi Risiko Akses Berlebihan

Akses yang berlebihan seringkali muncul karena perubahan jabatan, kenaikan pangkat, atau perputaran karyawan yang tidak diiringi dengan penyesuaian hak akses. Situasi ini menciptakan kesempatan untuk penyalahgunaan identitas serta meningkatkan potensi kebocoran data.

Dengan melakukan access review, organisasi dapat menilai dan menghapus akses yang sudah tidak diperlukan sekaligus menerapkan Principle of Least Privilege secara konsisten disemua sistem.

2. Meningkatkan Keamanan Aplikasi dan Data

Setiap akun yang memiliki akses yang sedang aktif bisa menjadi kemungkinan titik masuk untuk ancaman. Semakin besar cakupan hak akses seorang pengguna, semakin tinggi pula konsekuensi jika akun itu disalahgunakan.

Access review mendukung perusahaan dalam mengendalikan akses terhadap aplikasi dan informasi sensitif, sehingga keamanan sistem tetap aman meskipun jumlah pengguna dan aplikasi terus bertambah.

3. Mendukung Kepatuhan Regulasi

Banyak standar seperti ISO 27001, SOC 2, dan PCI DSS mewajibkan perusahaan melakukan tinjauan akses secara berkala. Tanpa access review perushaaan akan sulit untuk menunjukkan pengendalian keamanan kepada auditor. 

Dengan adanya proses yang terperinci, tinjauan akses berfungsi sebagai bukti konkret bahwa perusahaan telah melaksanakan praktik kepatuhan terhadap regulasi secara aktif dan terukur.

4. Menutup Akun Tidak Aktif

Akun yang tidak aktif tetapi masih memiliki akses merupakan risiko besar bagi keamanan. Jenis akun ini bisa dimanfaatkan oleh orang-orang yang tidak berhak tanpa terdeteksi. Melakukan Tinjauan rutin membantu perushaaan mengidentifikasi dan menonaktifkannya lebih cepat sebelum menjadi titik lemah dalam keamanan.

5. Memberikan Transparansi Bagi Tim IT dan Auditor

Proses ini membantu tim IT memahami siapa mengakses apa, dan membantu auditor menilai efektivitas kontrol internal. Dengan informasi yang jelas dan terorganisir, pelaksanaan audit menjadi lebih efisien, tepat, dan lebih mudah untuk dipertanggungjawabkan.

Standar Kepatuhan: ISO 27001, SOC 2, dan UU PDP

Access review tidak hanya merupakan suatu praktik yang baik, tetapi juga merupakan kewajiban dari sisi regulasi. Banyak standar internasional dan domestik secara jelas mengharuskan adanya pemeriksaan akses secara berkala.

ISO 27001 dan SOC 2 mewajibkan adanya pengawasan akses yang terperinci dan bisa diaudit. Di sisi lain, Undang-Undang PDP No. 27 Tahun 2022 yang berlaku di Indonesia mengharuskan organisasi untuk melindungi data pribadi melalui pengelolaan akses yang ketat.

Kepatuhan ini semakin diperkuat dengan adanya audit trail real-time, yang merekam semua aktivitas akses dengan jelas dan dapat dilacak oleh auditor.

Jenis Access Review dalam Identity Governance and Administration (IGA)

Dalam konteks IGA, Access Review dikelompokkan menjadi dua cara utama:

• Periodic Access Review, yakni evaluasi akses yang dilaksanakan pada interval waktu tertentu, seperti setiap tiga bulan atau enam bulan.
• Event-based Access Review, yang dipicu oleh kejadian tertentu seperti promosi, perpindahan, atau pengunduran diri pekerja.

Adaptist Prime menggabungkan pengendalian identity governance enterprise untuk secara otomatis dan konsisten melaksanakan kedua cara peninjauan ini.

Apa saja Peraturan dan Standar yang Mewajibkan User Access Review?

Beberapa regulasi internasional dengan jelas menetapkan bahwa organisasi harus melakukan Tinjauan Akses:

1. General Data Protection Regulation (GDPR)

GDPR mewajibkan akses terhadap data pribadi dibatasi hanya untuk individu yang memiliki kepentingan valid. Tinjauan akses individu diperlukan untuk memastikan hak akses tetap relevan dan sesuai dengan prinsip perlindungan data.

2. Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)

HIPAA menetapkan kontrol akses ketat bagi data kesehatan untuk menjaga kerahasiaan pasien. Tinjauan akses menjamin hanya tenaga medis dan otoritas terkait yang dapat mengakses informasi kesehatan yang sensitif.

3. Sarbanes-Oxyley Act (SOX)

SOX menekankan perlunya kontrol internal dan pemisahan tugas dalam operasi keuangan perusahaan. Tinjauan akses pengguna berfungsi untuk mencegah konflik kepentingan dan kemungkinan penipuan.

4. ISO/IEC 27001

ISO/IEC 27001 mengharuskan organisasi untuk mengelola dan meninjau hak akses dalam sistem manajemen keamanan informasi. Proses ini memastikan bahwa akses selalu konsisten dengan peran dan tanggung jawab setiap pengguna.

5. Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS)

PCI DSS mewajibkan pembatasan dan peninjauan akses terhadap data kartu kredit. Tinjauan akses berperan dalam mengurangi kemungkinan kebocoran informasi keuangan dan menjaga keamanan transaksi.

Jenis-Jenis Access Review yang Umum Digunakan

1. User Access Review Pemeriksaan akses berdasarkan pengguna, biasanya dilakukan untuk memastikan setiap karyawan atau vendor hanya memiliki akses yang relevan.

2. Role-Based Access Review Evaluasi apakah akses yang diberikan sesuai dengan peran atau jabatan tertentu dalam organisasi.

3. Application Access Review Peninjauan terkait akses ke aplikasi kritis untuk mendeteksi anomali atau perubahan yang tidak terkontrol.

4. Privileged Access Review Pemeriksaan akses khusus seperti admin, developer, atau operator yang memiliki hak istimewa.

Cara Melakukan Access Review Secara Efektif

Tinjauan akses yang efisien memerlukan perpaduan antara aturan, prosedur, dan sistem.

1. Tentukan Scope dan Aplikasi Prioritas. Tidak semua aplikasi harus ditinjau sekaligus. Fokus pada aplikasi yang menyimpan data penting atau berdampak besar pada operasional.

2. Gunakan Data Akses yang Terpusat. Tinjauan akses lebih mudah dilakukan jika perusahaan menggunakan IAM atau SSO dengan logging yang rapi.

3. Evaluasi Kesesuaian Akses. Periksa apakah akses pengguna masih relevan berdasarkan peran dan fungsi mereka.

4. Identifikasi Akses yang Berlebihan. Akses ganda, akses khusus, atau akses lintas departemen yang tidak relevan perlu dikurangi atau dicabut.

5. Dokumentasikan Setiap Perubahan. Dokumentasi penting sebagai bukti dalam proses audit dan kepatuhan.

6. Lakukan Review Secara Berkala. Frekuensi yang umum: setiap kuartal, setiap semester, atau otomatis berdasarkan aturan tertentu.

Baca Juga : Mengapa MFA Penting untuk Keamanan Akses Modern

Contoh Penerapan User Access Review dalam Perusahaan

• Rotasi Tim atau Perubahan Jabatan, saat pengguna berpindah tugas, Tinjauan Akses memastikan akses lama dicabut dan akses baru diberikan secara tepat.

• Offboarding Karyawan, tinjauan akses membantu mengidentifikasi akun yang lupa dinonaktifkan setelah karyawan keluar.

• Penggunaan Aplikasi Baru, ketika aplikasi baru diadopsi, tinjauan akses membantu memastikan role dan permission disusun dengan benar sejak awal.

Tantangan yang Sering Terjadi dalam User Access Review

1. Data Akses yang Terpecah di Banyak Sistem

Tanpa IAM terpusat, audit akses menjadi rumit dan rentan kesalahan.

2. Volume Pengguna yang Besar

Semakin besar organisasi, semakin sulit melakukan review secara manual.

3. Tidak Ada Role Model yang Jelas

Perusahaan tanpa struktur peran yang rapi sering mengalami kebingungan dalam menentukan standar akses.

4. Kurangnya Dokumentasi

Audit menjadi sulit jika setiap perubahan tidak dicatat dengan baik.

Kesimpulan

Access review adalah proses esensial dalam menjaga keamanan akses dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap standar industri. Dengan tinjauan berkala, organisasi dapat mengurangi risiko akses berlebihan, meningkatkan kontrol keamanan, serta membangun praktik governance yang lebih kuat.

Untuk perusahaan yang ingin menerapkan kontrol akses terpusat dan tinjauan akses terstruktur,
Adaptist Prime menyediakan landasan yang membantu proses autentikasi, manajemen akses, dan pemantauan aktivitas dilakukan secara lebih konsisten dan aman.

FAQ

Apakah Access Review hanya diperlukan oleh perusahaan besar?

Tidak, baik perusahaan besar maupun kecil tetap memerlukan tinjauan akses, terutama ketika mengelola informasi sensitif, sistem yang penting, atau data konsumen.

Apa perbedaan Access Review dan Audit keamanan biasa?

Access Review lebih menitikberatkan pada penilaian hak akses pengguna, sedangkan audit keamanan mencakup hal-hal yang lebih banyak seperti pengaturan sistem, jaringan, dan kebijakan keamanan.

Bagaimana Access Review membantu proses audit kepatuhan?

Access Review memberikan dokumentasi serta jejak persetujuan yang jelas, sehingga auditor dapat dengan mudah memeriksa kontrol akses yang diterapkan oleh perusahaan.