Mengapa Banyak Organisasi Gagal Mengelola GRC dengan Efektif

Banyak organisasi menyadari bahwa risiko, kepatuhan, dan konsistensi kebijakan tidak bisa lagi dikelola secara terpisah. Proses bisnis yang berjalan di berbagai divisi membutuhkan arah dan struktur yang jelas agar tidak ada celah dalam pengambilan keputusan, pengendalian risiko, atau pemenuhan persyaratan regulasi. Namun, meskipun kebutuhan GRC semakin jelas, implementasinya sering tidak berjalan seperti yang diharapkan.

Banyak proyek GRC berakhir menjadi dokumen yang jarang dipakai, proses manual yang memakan waktu, atau laporan audit yang tidak memberikan wawasan operasional. Masalahnya bukan pada konsep GRC, tetapi pada cara organisasi mengelolanya. GRC membutuhkan pendekatan yang konsisten, terintegrasi, dan sesuai dengan cara kerja organisasi sehari hari. Ketika hal ini tidak tercapai, GRC kehilangan relevansinya.

Kesalahan Memahami GRC sebagai Proyek, Bukan Kerangka Kerja

Kesalahan pertama yang sering terjadi adalah menganggap GRC sebagai proyek jangka pendek. Banyak organisasi memulai GRC dengan membentuk tim kecil, menyusun beberapa dokumen, lalu mengesahkan kebijakan tanpa rencana keberlanjutan. GRC bukan proyek yang selesai dalam beberapa bulan. GRC adalah kerangka yang harus terus berjalan seiring dengan perubahan proses, sistem, dan regulasi.

Ketika organisasi menganggap GRC sebagai proyek, tidak ada struktur untuk memelihara kebijakan, meninjau risiko secara berkala, atau memperbarui kontrol. Pengelolaan menjadi stagnan dan tidak lagi mencerminkan kondisi operasi yang sebenarnya.

Kebijakan Dibuat, tetapi Tidak Dihidupkan dalam Operasional

Banyak organisasi memiliki kebijakan yang rapi, tetapi tidak terhubung dengan proses harian. Dokumen kebijakan disusun dengan baik, namun jarang dibaca atau hanya dipakai saat audit. Ini membuat GRC hanya hidup di atas kertas.

Kebijakan yang tidak disosialisasikan, tidak disesuaikan dengan alur kerja, atau terlalu sulit diikuti akan menyebabkan divisi berjalan dengan interpretasi masing masing. Akibatnya, keputusan yang diambil tidak konsisten dan sulit ditelusuri saat terjadi insiden.

Risiko Hanya Dinilai, Bukan Dikelola

Risk register sering dibuat sebagai formalitas. Banyak organisasi merasa aktivitas manajemen risiko selesai setelah mencatat risiko dalam spreadsheet, tanpa rencana penanganan yang jelas. Ketiadaan tindakan yang terstruktur membuat risiko tidak pernah bergerak dari status awalnya.

Risiko yang berubah sepanjang waktu juga jarang ditinjau ulang. Ini menciptakan kesenjangan antara risiko yang tercatat dan risiko yang sebenarnya terjadi dalam operasional. Manajemen risiko yang tidak aktif membuat organisasi tidak siap menghadapi perubahan kecil sekalipun.

Ketergantungan pada Spreadsheet dan Proses Manual

Ini salah satu penyebab utama kegagalan GRC. Spreadsheet digunakan untuk mencatat risiko, kebijakan, aktivitas audit, dan persetujuan. Dokumen ini mudah dibuat, tetapi sulit dikelola dalam skala besar. Ketika banyak divisi terlibat, spreadsheet menjadi sumber ketidaksesuaian data, versi yang tidak sinkron, dan kesalahan input.

Proses manual menambah beban administratif dan membuat pemantauan tidak efisien. Organisasi kehilangan kecepatan dalam meninjau risiko atau memberikan persetujuan kebijakan. Pada akhirnya, proses GRC tidak lagi mengikuti ritme operasional harian.

Tidak Ada Mekanisme Pemantauan yang Konsisten

GRC membutuhkan proses pemantauan yang berkelanjutan. Tanpa pemantauan, organisasi tidak dapat melihat apakah kontrol berjalan, apakah risiko berubah, atau apakah kepatuhan memenuhi standar regulasi. Banyak organisasi hanya memantau GRC saat auditor meminta bukti. Pendekatan reaktif seperti ini membuat GRC tidak memberikan nilai strategis.

Pemantauan yang tidak konsisten juga membuat organisasi terlambat mengetahui adanya celah kepatuhan. Ketika bukti audit tersebar atau muncul mendekati tenggat audit, beban kerja meningkat dan potensi kesalahan ikut naik.

Baca Juga : Software Audit ISO/SOC 2 Indonesia: Otomatisasi Proses Audit Anda

Ketiadaan Kolaborasi Lintas Divisi

GRC tidak bisa dikelola oleh satu tim saja. Setiap divisi memiliki risiko, kebijakan, dan aktivitas kepatuhan yang berbeda. Ketika koordinasi tidak berjalan, informasi penting tidak mengalir. Divisi operasional, TI, legal, dan compliance bekerja dalam silo dan mengambil keputusan tanpa konteks yang sama.

Tanpa kolaborasi, risiko yang muncul dari interaksi antar-proses tidak terdeteksi. Ketidaksinkronan antardivisi ini membuat GRC tidak memberikan gambaran menyeluruh tentang kondisi organisasi.

Kebijakan Terlalu Teoritis dan Tidak Adaptif

Banyak kebijakan disusun dengan referensi standar internasional atau kerangka teori yang baik, tetapi tidak disesuaikan dengan cara kerja organisasi. Kebijakan yang tidak realistis sulit diterapkan. Selain itu, kebijakan yang jarang diperbarui tidak lagi relevan dengan kebutuhan operasional.

GRC yang efektif membutuhkan kebijakan yang dapat diimplementasikan tanpa menambah beban kerja berlebihan. Ketika kebijakan terlalu teoritis, pengguna sulit mengikuti dan GRC kehilangan daya guna.

Audit Tidak Memberikan Wawasan Operasional

Audit seharusnya memberikan refleksi yang jelas mengenai efektivitas kontrol. Tetapi banyak audit hanya menghasilkan daftar temuan tanpa konteks operasional. Temuan tidak ditindaklanjuti atau tidak dimasukkan ke dalam siklus perbaikan proses.

Tanpa integrasi audit ke dalam pengelolaan GRC, organisasi mengulangi kesalahan yang sama setiap siklus audit. Audit menjadi sekadar kewajiban, bukan alat untuk meningkatkan transparansi dan perbaikan proses.

Data Risiko dan Kepatuhan Tidak Terpadu

GRC membutuhkan informasi yang menyatu. Risiko, kebijakan, kontrol, dan bukti audit harus dapat dilihat dalam satu konteks. Ketika data berada di berbagai sistem dan format, organisasi kehilangan kemampuan untuk memahami hubungan antar-komponen GRC.

Tanpa integrasi, sulit menilai apakah kebijakan benar benar mengurangi risiko atau apakah kepatuhan dipengaruhi oleh perubahan proses tertentu. GRC yang tidak terpadu hanya menghasilkan potongan informasi tanpa gambaran keseluruhan.

Minimnya Sponsorship dari Manajemen

Tanpa dukungan manajemen, inisiatif GRC tidak memiliki kekuatan untuk memengaruhi proses lintas divisi. GRC membutuhkan komitmen jangka panjang, alokasi sumber daya, dan konsistensi implementasi. Ketika sponsorship lemah, kebijakan mudah diabaikan, risiko tidak ditinjau, dan kepatuhan hanya muncul menjelang audit.

Tidak Ada Mekanisme Pembelajaran dan Perbaikan

GRC harus menjadi siklus yang terus berkembang. Ketika organisasi tidak meninjau hasil, tidak menilai efektivitas kontrol, dan tidak memperbarui proses berdasarkan temuan audit, GRC berhenti memberi nilai tambah. Tanpa mekanisme pembelajaran, organisasi tidak mampu beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis atau teknologi.

GRC yang Efektif Membutuhkan Struktur, Transparansi, dan Konsistensi

Banyak kegagalan GRC terjadi bukan karena kurangnya pengetahuan, tetapi karena tidak ada struktur yang konsisten dalam mengelola kebijakan, risiko, dan audit. Organisasi membutuhkan cara yang lebih terpusat dan mudah ditelusuri untuk menjaga semua aktivitas GRC tetap relevan dan dapat dipantau.

Ketika GRC dikelola secara terstruktur, organisasi dapat menangani risiko lebih awal, menjaga kepatuhan dengan lebih mudah, dan memastikan proses berjalan dalam arah yang sama.

Penutup

Mengelola GRC secara efektif membutuhkan konsistensi dan integrasi. Tanpa struktur yang jelas, kebijakan tidak hidup dalam operasional, risiko hanya menjadi catatan, dan kepatuhan menjadi aktivitas ad hoc. Dengan pendekatan yang terpusat, organisasi dapat menjalankan GRC secara lebih terukur dan memberikan nilai nyata bagi operasional.

Untuk organisasi yang ingin menyederhanakan pengelolaan kebijakan, risiko, dan audit dalam satu alur kerja yang konsisten, platform seperti Adaptist Privee membantu memastikan proses GRC tetap terhubung dan mudah dipantau.