Third Party Risk Management: Pengertian, Komponen, dan Cara Kerja

Bisnis modern semakin bergantung pada pihak ketiga untuk mempercepat proses, menekan biaya, dan meningkatkan kualitas layanan. Mulai dari penyedia layanan cloud, platform pembayaran, vendor logistik, hingga konsultan operasional. Ketergantungan ini mempermudah visi bisnis, tetapi juga memperbesar paparan risiko yang sulit dikendalikan secara langsung.

Saat vendor mengalami gangguan layanan, lemah dalam keamanan data, atau tidak memenuhi komitmen operasional, dampaknya bisa langsung dirasakan oleh bisnis. Third Party Risk Management atau TPRM menjadi pendekatan yang membantu bisnis menjaga stabilitas operasional dan memastikan setiap kerja sama berjalan dengan aman dan konsisten.

Apa Itu Third Party Risk Management

Third party risk management adalah proses untuk mengidentifikasi, menilai, dan mengendalikan risiko yang berasal dari pihak ketiga yang terlibat dalam operasional bisnis. TPRM tidak hanya berfokus pada saat awal hubungan kerja sama, tetapi sepanjang siklus operasional seperti onboarding, monitoring, hingga offboarding.

Dalam konteks bisnis, TPRM memastikan bahwa vendor memiliki standar yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan bahwa potensi gangguan dapat diprediksi serta dikelola.

Mengapa Third Party Risk Management Penting untuk Bisnis

Bagi bisnis yang mengoperasikan berbagai proses dan layanan, risiko vendor tidak dapat dihindari. Beberapa alasan utama mengapa TPRM menjadi penting antara lain:

1. Ketergantungan pada layanan eksternal semakin meningkat

Bisnis memanfaatkan berbagai platform untuk menjalankan proses harian. Risiko muncul ketika vendor memiliki standar kontrol yang berbeda.

2. Akses data yang melibatkan pihak ketiga

Banyak vendor memproses data pelanggan atau operasional. Tanpa pengendalian yang tepat, risiko kebocoran meningkat.

3. Dampak operasional yang signifikan

Gangguan layanan pada vendor dapat memperlambat pengiriman produk, menghambat transaksi, atau menunda layanan pelanggan.

4. Tuntutan kepatuhan

Regulator menuntut bisnis memastikan vendor memahami standar keamanan dan privasi yang berlaku.

5. Kompleksitas rantai pasok

Semakin banyak pihak yang terlibat, semakin besar kemungkinan risiko tersembunyi yang tidak terlihat.

TPRM membantu bisnis menjaga integrasi dengan pihak ketiga tetap aman dan terkendali.

Jenis Risiko dari Pihak Ketiga dalam Bisnis

Risiko yang timbul dari vendor dapat memengaruhi berbagai aspek bisnis:

1. Risiko keamanan informasi

Vendor yang memproses data sensitif dapat menjadi titik masuk bagi ancaman siber.

2. Risiko operasional

Gangguan layanan dari vendor logistik, pembayaran, atau cloud dapat menghentikan proses internal.

3. Risiko kepatuhan

Jika vendor tidak mematuhi regulasi, bisnis tetap dapat terkena dampaknya.

4. Risiko finansial

Kegagalan vendor dalam memenuhi komitmen dapat menyebabkan biaya tambahan atau kerugian.

5. Risiko reputasi

Insiden pada vendor sering kali dianggap sebagai masalah bisnis itu sendiri.

Komponen Penting dalam Third Party Risk Management

TPRM umumnya terdiri dari beberapa komponen utama berikut:

1. Identifikasi pihak ketiga

Mencatat vendor yang terlibat dan peran mereka dalam operasional.

2. Penilaian risiko awal

Menilai tingkat risiko berdasarkan layanan, data yang digunakan, serta potensi dampak.

3. Evaluasi kontrol vendor

Menilai apakah vendor memiliki kontrol yang memadai untuk menjaga keamanan, kualitas, dan kepatuhan.

4. Klasifikasi risiko

Vendor dikelompokkan berdasarkan tingkat risiko untuk menentukan intensitas pemantauan.

5. Pemantauan berkelanjutan

Risiko vendor dapat berubah. Pemantauan rutin diperlukan untuk melihat perkembangan terbaru.

6. Mitigasi risiko

Tindakan diambil untuk mengurangi dampak atau kemungkinan risiko.

Cara Kerja Third Party Risk Management dalam Bisnis

Dalam praktik bisnis, TPRM biasanya berlangsung melalui langkah langkah berikut:

1. Penilaian sebelum kerja sama

Bisnis menilai kesiapan vendor sebelum kontrak dimulai.

2. Onboarding vendor

Kebijakan, pengendalian akses, dan tanggung jawab diatur secara jelas.

3. Monitoring operasional

Kinerja dan kontrol vendor dipantau secara rutin.

4. Peninjauan berkala

Risiko vendor dievaluasi kembali berdasarkan perubahan kondisi bisnis atau regulasi.

5. Offboarding

Akses vendor dicabut saat kerja sama berakhir dan data diatur sesuai kebijakan.

Pendekatan ini memastikan bisnis tetap memiliki kendali terhadap risiko eksternal.

Contoh Risiko Pihak Ketiga dalam Operasional Bisnis

Beberapa contoh umum yang sering terjadi:

• Penyedia cloud mengalami downtime yang menghambat aktivitas internal.

• Vendor pembayaran mengalami gangguan yang membuat transaksi pelanggan terhenti.

• Vendor yang memproses data pelanggan tidak memiliki enkripsi memadai sehingga meningkatkan risiko eksposur data.

Skenario ini menunjukkan bahwa risiko vendor dapat berpengaruh langsung terhadap layanan bisnis.

Tantangan Bisnis dalam Mengelola Risiko Pihak Ketiga

Implementasi TPRM sering menghadapi kendala berikut:

1. Informasi vendor tersebar di berbagai divisi

Tanpa konsolidasi, sulit mendapatkan gambaran yang jelas.

2. Proses manual yang lambat

Spreadsheet membuat pemantauan vendor tidak efisien.

3. Minimnya visibilitas

Bisnis tidak dapat melihat kondisi vendor secara menyeluruh.

4. Penilaian yang tidak konsisten

Setiap divisi mungkin menggunakan standar evaluasi yang berbeda.

5. Banyaknya vendor yang harus dipantau

Jumlah vendor yang terus bertambah membuat pemantauan semakin kompleks.

Praktik Baik dalam Third Party Risk Management untuk Bisnis

Beberapa praktik yang umum digunakan dalam bisnis:

1. Menggunakan skala penilaian yang seragam

Standarisasi membuat penilaian lebih objektif.

2. Menghubungkan TPRM dengan kebijakan internal

Kebijakan kerja sama dengan vendor harus mencerminkan standar keamanan dan kualitas bisnis.

3. Melakukan pemantauan rutin

Perubahan teknologi dan metode kerja vendor memengaruhi tingkat risiko.

4. Mendokumentasikan proses secara rapi

Catatan yang jelas membantu bisnis menunjukkan pengendalian risiko selama audit.

Third Party Risk Management dalam Kerangka GRC untuk Bisnis

TPRM berada di titik penting dalam GRC karena membantu bisnis melihat hubungan antara kebijakan internal, risiko eksternal, dan kepatuhan. Ketika digabungkan, GRC dan TPRM membantu bisnis menjaga stabilitas operasional dengan lebih baik.

Dengan kerangka yang tepat, bisnis dapat melihat risiko vendor secara lebih menyeluruh dan menyesuaikan strategi operasionalnya.

Baca Juga : Third-Party Risk Management: Mengurangi Risiko Vendor di Era Digital

Menjadikan Risiko Pihak Ketiga Lebih Mudah Dikendalikan oleh Bisnis

Third party risk management memberikan struktur bagi bisnis untuk memahami dan mengendalikan risiko dari vendor dengan lebih terukur. Di tengah meningkatnya integrasi eksternal, pendekatan yang terstruktur membantu bisnis menjaga keandalan proses dan menjaga kepercayaan pelanggan.

Untuk bisnis yang ingin mengelola risiko, kebijakan, dan audit secara lebih terpadu, platform seperti Adaptist Privee membantu menyatukan berbagai aktivitas GRC sehingga lebih mudah dipantau dalam satu dashboard.