Lead time adalah jeda waktu dari saat sebuah permintaan masuk sampai hasilnya diterima peminta. Pada toko online, jeda itu dihitung sejak pelanggan memesan sampai paket tiba di depan pintunya.
Jeda itu ternyata lebih banyak berisi waktu menunggu daripada waktu mengerjakan. Menurut Daniel Vacanti, penulis Actionable Agile Metrics for Predictability, tim yang belum memperhatikan alur kerjanya rata-rata hanya aktif mengerjakan 5% sampai 15% dari total durasi sebuah pekerjaan.
Artinya, 85% sampai 95% durasinya habis untuk menunggu. Artikel tentang lead time ini membahas tahapan, jenis, cara menghitung, perbedaannya dengan cycle time, dan cara memperpendeknya.
Apa Itu Lead Time?
Dalam praktiknya, lead time mencakup seluruh waktu yang dialami peminta, termasuk waktu mengantre dan menunggu persetujuan, selain pengerjaan itu sendiri. Karena itu, angkanya hampir selalu lebih besar daripada waktu pengerjaan saja.
Lead time tidak terbatas pada barang: tim perangkat lunak menghitungnya dari permintaan fitur dicatat sampai fitur dirilis. Padanannya di layanan pelanggan adalah resolution time, yaitu dari tiket dibuat sampai masalah dinyatakan selesai.
Satuannya mengikuti prosesnya, jam untuk tiket helpdesk dan hari untuk pengiriman barang. Saat membandingkan dua angka lead time, pastikan keduanya memakai hitungan hari yang sama, yaitu hari kalender atau hari kerja.
Tahapan yang Membentuk Lead Time
Lead time terbentuk dari enam tahap berurutan, dan hanya satu di antaranya yang benar-benar mengerjakan pesanan. Nama dan urutannya berbeda di tiap bisnis, tetapi pola waktu tunggunya mirip.
- Pemrosesan pesanan: Pesanan dicatat dan diverifikasi, lalu menunggu persetujuan internal sebelum pekerjaan dimulai.
- Antrean: Pesanan menunggu giliran karena mesin atau tim masih mengerjakan pesanan lain.
- Persiapan: Mesin diatur ulang dan akses ke sistem dibuka sebelum pengerjaan dimulai.
- Pengerjaan: Bahan diolah menjadi produk atau layanan yang dipesan, dan hanya tahap ini yang menambah nilai langsung bagi pelanggan.
- Inspeksi: Hasil diperiksa, lalu pekerjaan yang cacat dikembalikan untuk diperbaiki.
- Pengiriman: Barang dikemas lalu dikirim sampai ke tangan pelanggan.
Lima tahap lainnya berupa waktu tunggu atau waktu pendukung. Karena itu, upaya memperpendek lead time biasanya dimulai dari sana, bukan dari mempercepat pengerjaan.
Jenis-Jenis Lead Time
Lead time dibagi menjadi lima jenis menurut titik awal dan titik akhir penghitungannya: pelanggan, pemasok, produksi, pengiriman, dan kumulatif. Dua tim yang memakai titik awal berbeda akan menghasilkan angka yang tidak bisa dibandingkan.
| Jenis | Dihitung dari | Sampai | (Contoh) bengkel lemari kayu |
|---|---|---|---|
| Lead time pelanggan | Pesanan masuk | Lemari diterima pelanggan | 13 hari |
| Lead time pemasok | Kayu dipesan ke pemasok | Kayu diterima gudang | 10 hari |
| Lead time produksi | Perintah kerja keluar | Lemari selesai diperiksa | 9 hari |
| Lead time pengiriman | Lemari keluar gudang | Lemari diterima pelanggan | 3 hari |
| Lead time kumulatif | Pesanan masuk, saat tidak ada stok bahan | Lemari diterima pelanggan | 23 hari (13 + 10) |
Pada contoh itu, pelanggan menunggu 13 hari bila kayu sudah ada di gudang dan 23 hari bila kayu harus dipesan dulu. Selisih 10 hari tersebut adalah lead time pemasok.
Cara Menghitung Lead Time
Lead time dihitung dengan dua cara, yaitu menjumlahkan durasi setiap tahap, atau membagi jumlah pekerjaan yang sedang berjalan dengan jumlah pekerjaan yang selesai per hari. Cara pertama cocok untuk satu pesanan, sedangkan cara kedua menghasilkan rata-rata semua pesanan.
Menjumlahkan Durasi Setiap Tahap
Cara pertama menjumlahkan durasi semua tahap yang dilalui satu pesanan, dari masuk sampai diterima. Rumusnya adalah lead time = pemrosesan + antrean + persiapan + pengerjaan + inspeksi + pengiriman.
Bengkel lemari kayu tadi mencatat durasi tiap tahap untuk satu pesanan, dengan kayu yang sudah tersedia di gudang.
| Tahap | Durasi |
|---|---|
| Pemrosesan pesanan | 1 hari |
| Antrean | 3 hari |
| Persiapan | 1 hari |
| Pengerjaan | 4 hari |
| Inspeksi | 1 hari |
| Pengiriman | 3 hari |
| Lead time | 13 hari |
Pengerjaan hanya memakan 4 dari 13 hari, sedangkan 9 hari sisanya habis untuk pemrosesan, antrean, persiapan, inspeksi, dan pengiriman. Perbandingan itu disebut flow efficiency atau efisiensi alur, sekitar 31% pada contoh ini.
Menghitung Rata-Rata dengan Little’s Law
Cara kedua memakai Little’s Law, hukum antrean yang dibuktikan John Little pada 1961. Rumusnya adalah lead time rata-rata = pesanan yang sedang berjalan ÷ pesanan selesai per hari.
Sebuah toko online memegang 60 pesanan yang belum dikirim dan mengirim 12 pesanan per hari, sehingga pesanan rata-rata menunggu 60 ÷ 12 = 5 hari sebelum berangkat. Bila pesanan yang diproses serentak dibatasi menjadi 36 dan kecepatan kirim tetap, rata-rata itu turun menjadi 3 hari.
Hasil ini berupa rata-rata jangka panjang, bukan janji untuk satu pesanan. Syaratnya, jumlah pesanan yang masuk dan selesai relatif seimbang.
Lead Time, Cycle Time, dan Takt Time: Apa Bedanya?
Lead time mengukur seluruh perjalanan sebuah permintaan sejak masuk. Cycle time hanya mengukur waktu pengerjaan setelah pekerjaan dimulai, sedangkan takt time adalah ritme produksi yang dibutuhkan untuk memenuhi permintaan.
| Istilah | Pertanyaan yang dijawab | Cara menghitung |
|---|---|---|
| Lead time | Berapa lama pelanggan menunggu dari memesan sampai menerima? | Dari permintaan masuk sampai hasil diterima |
| Cycle time | Berapa lama satu pekerjaan dikerjakan setelah dimulai? | Dari pekerjaan mulai dikerjakan sampai selesai |
| Takt time | Seberapa cepat produksi harus bergerak agar sesuai permintaan? | Waktu produksi tersedia ÷ permintaan pelanggan |
| Waktu pengiriman | Berapa lama barang di perjalanan? | Dari barang keluar gudang sampai diterima |
Di restoran, lead time adalah waktu dari tamu memesan sampai hidangan tiba di meja, sedangkan cycle time adalah waktu koki memasak hidangan itu. Takt time menjawab pertanyaan lain: dapur yang buka 600 menit dan menerima 150 pesanan harus menyelesaikan satu pesanan setiap 4 menit.
Mengapa Lead Time Penting bagi Bisnis?
Lead time menentukan kapan stok harus dipesan ulang dan tanggal berapa janji bisa diberikan kepada pelanggan. Dua keputusan itu melibatkan tim pembelian, gudang, produksi, dan penjualan sekaligus.
- Titik pesan ulang (reorder point): Stok dipesan kembali saat persediaan tinggal setara pemakaian selama lead time ditambah stok pengaman.
- Janji ke pelanggan: Lead time yang terukur membuat tenggat dalam perjanjian tingkat layanan (SLA) bisa dijanjikan berdasarkan data.
- Modal kerja: Barang di antrean dan di gudang mengikat uang, sedangkan pada kecepatan produksi sama, lead time lebih pendek berarti lebih sedikit barang setengah jadi.
- Penilaian pemasok: Riwayat lead time tiap pemasok memperlihatkan siapa yang konsisten dan siapa yang sering meleset.
Rumus titik pesan ulang adalah (pemakaian harian × lead time) + stok pengaman. Dengan pemakaian 40 unit per hari dan lead time 7 hari, kebutuhan selama menunggu pemasok mencapai 280 unit.
Setelah ditambah stok pengaman 80 unit, stok dipesan ulang saat tersisa 360 unit. Bila lead time memanjang jadi 10 hari, angka itu naik menjadi 480 unit.
Sebaran lead time sama pentingnya dengan rata-ratanya. Pemasok yang kadang tiba dalam 3 hari dan kadang dalam 14 hari menuntut stok pengaman lebih besar daripada pemasok yang selalu tiba dalam 7 hari.
Cara Memperpendek Lead Time
Lead time diperpendek dengan memangkas waktu tunggu lebih dulu, karena di sanalah sebagian besar waktu terbuang. Enam langkah berikut bisa dijalankan berurutan.
- Petakan alurnya: Gambar setiap langkah dari pesanan masuk sampai diterima dengan value stream mapping, lalu catat durasi tiap langkah.
- Batasi pekerjaan yang berjalan serentak: Pesanan terbuka yang lebih sedikit berarti antrean lebih pendek, seperti terlihat pada hitungan Little’s Law di atas.
- Tinjau persetujuan yang hampir selalu disetujui: Ganti dengan aturan otomatis untuk transaksi berisiko rendah, dan sisakan persetujuan manusia untuk keputusan yang benar-benar perlu ditimbang.
- Siapkan pemasok cadangan: Pemasok kedua, terutama yang lokasinya lebih dekat, menjaga produksi tetap berjalan saat pemasok utama terlambat.
- Otomatiskan langkah berulang: Pencatatan pesanan, notifikasi status, pembuatan faktur, dan pemberian akses staf baru tidak perlu menunggu orang yang sedang sibuk.
- Ukur dan tinjau tiap bulan: Bandingkan lead time aktual dengan janji ke pelanggan, lalu telusuri tahap mana yang paling sering meleset.
Lead time yang lebih pendek tidak selalu lebih baik. Memangkas inspeksi atau stok pengaman terlalu jauh dapat menaikkan jumlah cacat dan risiko kehabisan stok, jadi utamakan lead time yang konsisten sebelum yang singkat.
Kesimpulan
Lead time adalah ukuran yang jujur untuk perjalanan sebuah permintaan, karena ikut menghitung jeda yang tidak tampak di laporan produksi. Setelah dipecah per tahap, pengerjaan sering hanya memakan sebagian kecil dari total waktu, seperti 4 dari 13 hari pada contoh bengkel lemari.
Memperpendek lead time berarti memangkas waktu tunggu, dari antrean produksi sampai persetujuan dan akses sistem, tanpa melonggarkan kontrol yang melindungi data. Untuk proses yang dibatasi hukum, seperti tenggat 3 x 24 jam dalam UU PDP, kecepatan adalah kewajiban.
Siap Mengelola Identitas Digital sebagai Strategi Keamanan Bisnis?
Request demo sekarang dan pelajari bagaimana solusi IAM membantu memusatkan proses login pengguna melalui Single Sign-On (SSO), mengotomatisasi onboarding karyawan, serta melindungi data perusahaan dari akses tidak sah tanpa mengganggu produktivitas akibat login berulang.
FAQ
Lead time dihitung sejak permintaan masuk dan mencakup waktu menunggu, sedangkan cycle time hanya dihitung sejak pekerjaan mulai dikerjakan.
Tidak ada angka baku, karena patokannya adalah janji ke pelanggan dan kemampuan pemasok. Lead time dianggap baik bila konsisten dan sesuai dengan yang dijanjikan.
Tidak. Waktu pengiriman hanya satu tahap di dalam lead time, yaitu perjalanan barang sampai diterima pelanggan.
Bagi jumlah pesanan yang sedang berjalan dengan jumlah pesanan yang selesai per hari (Little’s Law). Cara lain adalah merata-ratakan lead time setiap pesanan yang selesai dalam satu periode.
Tidak selalu. Lead time yang dipaksa terlalu singkat dapat menurunkan kualitas atau menguras stok pengaman, sehingga konsistensi perlu diutamakan.
