Keamanan data keuangan menjadi semakin penting seiring dengan semakin meningkatnya jumlah transaksi keuangan yang terjadi secara digital.
Laporan keuangan, data transaksi, invoice, informasi rekening, hingga data pelanggan kini dapat disimpan dan diproses melalui berbagai perangkat dan aplikasi.
Digitalisasi memang membuat pengelolaan keuangan menjadi lebih cepat dan praktis. Namun, semakin banyak data yang tersimpan secara digital, semakin besar pula tanggung jawab bisnis untuk melindunginya.
Kebocoran data, akses tanpa izin, phishing, malware, hingga kesalahan karyawan dapat mengganggu operasional dan menimbulkan kerugian.
Artikel ini akan membahas tentang keamanan data keuangan bisnis, risiko keamanan yang harus diketahui, cara menjaga keamanan data keuangan, dan solusinya.
Apa Itu Keamanan Data Keuangan Bisnis?
Keamanan data keuangan adalah serangkaian upaya untuk melindungi informasi keuangan bisnis dari akses, penggunaan, perubahan, kehilangan, atau penyebaran yang tidak berwenang.
Tujuan utamanya dapat dilihat dari tiga aspek, yaitu:
- Kerahasiaan: hanya pihak yang memiliki wewenang yang dapat mengakses data.
- Integritas: data tetap akurat dan tidak diubah oleh pihak yang tidak berwenang.
- Ketersediaan: data dapat diakses oleh pihak yang membutuhkan ketika diperlukan.
Data yang perlu dilindungi bukan hanya laporan keuangan saja, tapi juga data transaksi, invoice, bukti pembayaran, rekening bank, data pelanggan, data pemasok, hingga informasi penggajian.
Bagi bisnis, kehilangan atau bocornya data tersebut bukan sekadar masalah teknis. Dampaknya dapat merambat ke operasional, hubungan dengan pelanggan, reputasi, bahkan kondisi keuangan perusahaan.
Apa Saja Risiko Keamanan Data Keuangan di Era Digital?
Risiko keamanan data keuangan dapat berasal dari serangan eksternal maupun kesalahan internal. Beberapa risiko yang perlu diperhatikan bisnis antara lain:
1. Phishing dan Social Engineering
Phishing merupakan upaya untuk memperoleh informasi sensitif dengan menyamar sebagai pihak yang dipercaya. Pelaku dapat mengirim email atau pesan yang terlihat seperti berasal dari bank, vendor, platform pembayaran, atau bahkan rekan kerja.
Jika karyawan tidak waspada dan memberikan kredensial atau membuka tautan berbahaya, akun yang digunakan untuk mengakses data keuangan dapat diambil alih.
2. Akses Tanpa Izin
Risiko juga muncul ketika terlalu banyak orang memiliki akses ke data keuangan. Akun yang digunakan bersama-sama, password yang dibagikan, atau hak akses yang tidak pernah diperbarui dapat membuat data lebih sulit dikendalikan.
Karena itu, akses sebaiknya diberikan berdasarkan kebutuhan dan tanggung jawab masing-masing pengguna.
3. Kesalahan Manusia
Tidak semua kebocoran data terjadi karena serangan siber. Kesalahan sederhana seperti mengirim dokumen ke penerima yang salah, menggunakan password yang mudah ditebak, atau menyimpan file ke perangkat yang tidak terlindungi juga dapat menjadi celah keamanan.
Hal ini menunjukkan bahwa keamanan data bukan hanya persoalan teknologi, tetapi juga kebiasaan dan kedisiplinan pengguna.
4. Malware dan Ransomware
Malware dapat digunakan untuk merusak sistem, mencuri informasi, atau mendapatkan akses ke perangkat. Salah satu bentuk yang perlu diwaspadai adalah ransomware, yaitu malware yang dapat mengunci atau mengenkripsi data sehingga tidak dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Tanpa backup dan prosedur pemulihan yang baik, gangguan semacam ini dapat menghentikan proses bisnis.
5. Data Hilang karena Tidak Memiliki Backup
Data dapat hilang bukan hanya karena serangan siber. Kerusakan perangkat, human error, penghapusan file, atau gangguan sistem juga dapat menyebabkan kehilangan informasi.
Inilah alasan backup menjadi bagian penting dari keamanan data. Perlindungan tidak hanya berarti mencegah orang lain mengakses data, tetapi juga memastikan bisnis dapat memulihkan data ketika terjadi masalah.
Bagaimana Cara Menjaga Keamanan Data Keuangan Bisnis?
Menjaga keamanan data keuangan membutuhkan pendekatan yang menyeluruh. Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan bisnis.
1. Batasi Akses Data Berdasarkan Peran
Tidak semua karyawan membutuhkan akses ke seluruh informasi keuangan perusahaan.
Misalnya, staf tertentu mungkin hanya perlu memasukkan transaksi, sementara pemilik atau manajer membutuhkan akses untuk melihat laporan. Dengan membatasi hak akses berdasarkan peran, bisnis dapat mengurangi kemungkinan data diakses atau diubah oleh pihak yang tidak berkepentingan.
Hak akses juga perlu dievaluasi secara berkala, terutama ketika karyawan berpindah posisi atau sudah tidak lagi bekerja di perusahaan.
2. Gunakan Password yang Kuat dan Autentikasi Berlapis
Password merupakan salah satu lapisan pertahanan pertama untuk melindungi akun bisnis. Hindari menggunakan password yang sama untuk banyak akun atau menggunakan informasi yang mudah ditebak.
Jika layanan yang digunakan menyediakan autentikasi dua faktor atau multi-factor authentication, aktifkan fitur tersebut. Dengan begitu, akses ke akun tidak hanya bergantung pada password.
Bisnis juga sebaiknya tidak membiasakan berbagi kredensial antaranggota tim. Setiap pengguna idealnya memiliki akun masing-masing agar aktivitas dapat ditelusuri dan akses dapat dicabut ketika diperlukan.
3. Lakukan Backup Data Secara Berkala
Backup membantu bisnis mempersiapkan diri jika data utama rusak, hilang, atau tidak dapat diakses.
Frekuensi backup dapat disesuaikan dengan seberapa sering data berubah dan seberapa penting data tersebut bagi operasional. Bisnis juga perlu memastikan bahwa backup benar-benar dapat digunakan ketika dibutuhkan, bukan sekadar membuat salinan data tanpa pernah menguji proses pemulihannya.
4. Gunakan Software Bisnis dengan Sistem Keamanan yang Memadai
Penggunaan software bisnis dapat membantu perusahaan mengelola data secara lebih terstruktur. Namun, jangan hanya mempertimbangkan harga dan kelengkapan fitur ketika memilih software.
Perhatikan pula bagaimana vendor mengelola keamanan data. Beberapa aspek yang dapat diperiksa antara lain:
- Pengaturan hak akses pengguna
- Perlindungan data ketika disimpan dan dikirim
- Mekanisme backup
- Keamanan akun pengguna
- Pencatatan aktivitas
- Infrastruktur penyimpanan data, dan
- Standar atau sertifikasi keamanan yang dimiliki vendor.
Untuk data keuangan, pertimbangan tersebut menjadi semakin penting karena software yang digunakan dapat menyimpan informasi transaksi dan kondisi keuangan bisnis.
5. Perbarui Perangkat dan Software Secara Berkala
Sistem yang tidak diperbarui dapat memiliki celah keamanan yang sudah diketahui dan berpotensi dimanfaatkan pihak tidak bertanggung jawab.
Karena itu, pembaruan tidak hanya berlaku untuk software akuntansi. Sistem operasi, browser, aplikasi pendukung, dan perangkat yang digunakan untuk mengakses data bisnis juga perlu dikelola dengan baik.
6. Edukasi Karyawan tentang Keamanan Data
Teknologi keamanan yang baik tetap membutuhkan pengguna yang memahami cara menggunakannya.
Karyawan perlu mengetahui cara mengenali email mencurigakan, melindungi password, menghindari tautan tidak dikenal, serta memahami informasi apa yang boleh dan tidak boleh dibagikan.
Edukasi juga sebaiknya dilakukan secara berkala. Ancaman keamanan dapat berubah, sehingga prosedur yang dipahami karyawan perlu terus diperbarui.
7. Siapkan Prosedur Ketika Terjadi Insiden
Bisnis tidak cukup hanya berusaha mencegah insiden. Perusahaan juga perlu mempersiapkan tindakan jika insiden benar-benar terjadi.
Misalnya, tentukan siapa yang bertanggung jawab menangani insiden, bagaimana akses yang terdampak akan diamankan, bagaimana data dipulihkan, dan siapa yang perlu diberi informasi.
Dengan prosedur yang jelas, perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk merespons dan membatasi dampak gangguan.
Mengapa Software Akuntansi Penting untuk Keamanan Data Keuangan?
Software akuntansi bukan hanya digunakan untuk mempercepat pencatatan transaksi dan menghasilkan laporan keuangan. Ketika digunakan dengan tepat, sistem ini juga membantu bisnis mengelola informasi keuangan secara lebih terstruktur.
Dibandingkan menyimpan berbagai file spreadsheet di banyak perangkat, penggunaan satu sistem dapat membantu perusahaan memiliki sumber data keuangan yang lebih terorganisir.
Namun, aspek keamanan tetap perlu menjadi pertimbangan saat memilih software akuntansi. Business owner sebaiknya tidak hanya bertanya, “Apakah software ini punya fitur yang saya butuhkan?”, tetapi juga “Bagaimana software ini melindungi data bisnis saya?”
Software akuntansi Kledo, misalnya, menyediakan sistem berbasis cloud dengan sejumlah aspek keamanan dan perlindungan data, termasuk ISO/IEC 27001, 256-bit SSL, serta backup harian. Informasi tersebut dapat menjadi salah satu pertimbangan ketika bisnis memilih sistem untuk mengelola data keuangan secara digital.
Pada akhirnya, keamanan tetap merupakan tanggung jawab bersama antara penyedia teknologi dan pengguna.
Bagaimana Memilih Software Akuntansi yang Aman?
Sebelum menggunakan software untuk mengelola data keuangan, bisnis dapat menggunakan checklist berikut sebagai bahan evaluasi.
| Aspek | Hal yang Perlu Diperiksa |
|---|---|
| Hak akses | Apakah akses pengguna dapat dibatasi berdasarkan peran? |
| Perlindungan data | Bagaimana data dilindungi saat disimpan dan dikirim? |
| Backup | Apakah vendor menyediakan backup secara berkala? |
| Keamanan akun | Apakah tersedia mekanisme autentikasi yang memadai? |
| Infrastruktur | Bagaimana data disimpan dan dikelola oleh vendor? |
| Standar keamanan | Apakah vendor memiliki standar atau sertifikasi keamanan tertentu? |
| Pengelolaan insiden | Apakah terdapat prosedur ketika terjadi gangguan keamanan? |
| Dukungan | Apakah pengguna dapat memperoleh bantuan ketika mengalami masalah? |
Jangan ragu untuk mencari informasi keamanan secara langsung dari vendor. Transparansi mengenai bagaimana data dikelola dapat membantu bisnis mengambil keputusan dengan lebih tepat.
Selain itu, pertimbangkan juga kebutuhan bisnis secara keseluruhan. Software yang aman tetapi tidak sesuai dengan kebutuhan operasional tetap dapat menimbulkan masalah jika pengguna mencari jalan pintas di luar sistem.
Keamanan Data Bukan Hanya Tanggung Jawab Tim IT
Keamanan data keuangan tidak dapat sepenuhnya diserahkan kepada tim IT atau vendor software. Setiap pihak dalam bisnis memiliki peran.
Pemilik bisnis bertanggung jawab menentukan kebijakan dan memastikan keamanan menjadi bagian dari pengelolaan bisnis. Tim keuangan perlu menjaga proses pengelolaan data dan transaksi. Tim IT, jika tersedia, menangani aspek teknis dan infrastruktur. Sementara itu, seluruh karyawan perlu mengikuti prosedur keamanan yang telah ditetapkan.
Vendor teknologi juga memiliki peran dalam menyediakan sistem dengan perlindungan yang memadai dan menjelaskan bagaimana data pengguna dikelola.
Artinya, keamanan data membutuhkan tiga elemen yang berjalan bersama: teknologi, manusia, dan proses.
Memiliki software yang aman tidak akan banyak membantu jika password dibagikan sembarangan. Sebaliknya, karyawan yang sudah memahami keamanan data tetap membutuhkan sistem yang mampu memberikan perlindungan dan kontrol akses yang memadai.
Checklist Keamanan Data Keuangan untuk Bisnis
Agar lebih mudah diterapkan, berikut checklist sederhana yang dapat digunakan business owner untuk mengevaluasi keamanan data keuangan perusahaan:
- Membatasi akses berdasarkan peran dan kebutuhan.
- Memberikan akun individu kepada setiap pengguna.
- Menggunakan password yang kuat dan unik.
- Mengaktifkan autentikasi berlapis jika tersedia.
- Melakukan backup data secara berkala.
- Memastikan backup dapat dipulihkan ketika diperlukan.
- Menggunakan software dari vendor yang memiliki sistem keamanan memadai.
- Memeriksa standar atau sertifikasi keamanan vendor.
- Memperbarui software dan perangkat secara berkala.
- Memberikan edukasi keamanan kepada karyawan.
- Menyiapkan prosedur untuk menangani insiden keamanan.
- Mengevaluasi hak akses dan sistem keamanan secara berkala.
Checklist tersebut tidak harus diterapkan sekaligus. Bisnis dapat memulai dari langkah paling mendasar, seperti memperbaiki pengelolaan password, membatasi akses, melakukan backup, dan mengevaluasi software yang digunakan.
Kesimpulan
Keamanan data keuangan menjadi bagian penting dari digitalisasi bisnis. Semakin banyak proses keuangan yang dilakukan secara digital, semakin penting pula bagi perusahaan untuk memastikan data tetap rahasia, akurat, tersedia, dan hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang.
Perlindungan tersebut tidak cukup hanya dengan mengandalkan software. Bisnis perlu menggabungkan teknologi dengan pengaturan hak akses, backup, edukasi karyawan, pembaruan sistem, serta prosedur penanganan insiden.
Karena itu, saat memilih software untuk mengelola keuangan, jangan hanya melihat fitur dan harga.
Misalnya, untuk software akuntansi, gunakan yang sudah berstandar keamanan internasional dan juga sudah terpercaya seperti Kledo.
Selain itu, menggunakan platform keamanan berbasis cloud juga bisa membantu melindungi aset data di mana pun karyawan Anda berada.
Dengan dukungan Adaptist Prime, perusahaan Anda dapat membangun ekosistem digital yang aman tanpa perlu kompromi soal data keuangan.
*Artikel ini hasil kerjasama Kledo dan AdaptistConsulting
